Embrace Social Business Software

Onderzoek wijst uit dat medewerkers binnen kennisorganisaties per week 8 uur kwijt zijn aan het zoeken naar informatie binnen de eigen organisatie. Ondertussen ervaren dezelfde mensen dat zij door social media te gebruiken gemakkelijk in contact komen met gelijkgestemden met dezelfde interesses. Met deze verwanten van buiten de eigen organisatie wisselen zij vervolgens informatie uit en delen zij kennis. Het Groningse bedrijf Embrace Social Business Software combineerde deze twee gegevens en ontwikkelde social business software waarmee organisaties eenvoudiger kennis kunnen delen en mensen beter kunnen samenwerken.

“Bij de ontwikkeling van deze software zijn wij in feite te werk gegaan volgens de primaire sociologische beginsels,” aldus Martijn Weesjes, oprichter van Embrace. “Het is wetenschappelijk aangetoond dat mensen slechts in staat zijn om 1% van de kennis pro-actief met anderen te delen. Hetzelfde onderzoek laat zien dat dit percentage kan groeien tot 10% wanneer mensen in de gelegenheid worden gesteld specifieke vragen te beantwoorden.” Het op gang brengen van een eenvoudige vraag- en antwoordstroom is volgens Weesjes de meest efficiënte manier om kennis binnen organisaties te ontsluiten.

Kennis in hoofden

“Wat nog weleens wordt vergeten is dat veel kennis niet is geborgd in documenten en systemen, maar zich in het hoofd van mensen bevindt. Denk dan bijvoorbeeld aan ervaring en specifieke expertise. Onze oplossing is dan ook gestoeld op de gedachte dat mensen moeten stoppen met het zoeken naar kennis, maar er naar moeten vragen. Maar hoe vind je die collega met het antwoord op jouw vraag, als je die collega niet eens kent.” Weesjes betitelt de software van Embrace als een platform voor Het Nieuwe Werken. “Sterk gechargeerd kun je stellen dat onze software een combinatie is van intranet en social media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook. Het stelt gebruikers op een laagdrempelige manier in staat om kennis te delen, te communiceren en samen te werken in teams.”

Tevreden gebruiker

De Embrace software werkt webbased en kan mede daardoor betrekkelijk eenvoudig worden geïmplementeerd binnen organisaties. Aan de ontwikkeling ervan heeft Weesjes bijna 1,5 jaar gewerkt met een team van softwareontwikkelaars. “In maart van dit jaar zijn we gestart met een tweetal pilots, ondermeer bij een groep van vijf individuele woningcorporaties, die met elkaar gingen fuseren. Deze corporaties zitten verspreid over een groot werkgebied. De opdrachtgever is zeer tevreden over het resultaat van het werken met de Embrace software,” aldus Weesjes. “Mensen komen dankzij de software makkelijk in contact met de nieuwe collega’s en blijken beter op de hoogte van elkaars ervaringen en van ontwikkelingen die spelen binnen de organisaties. Ook geeft men aan dat vroeger vaker de formele weg bewandeld werd op zoek naar kennis en dat het nu makkelijker is om deze kennis informeel te ontsluiten.”

Implementatiebegeleiding

Weesjes werkt bij de implementatie van de software intensief samen met een partner. “Onze software is geen doel op zich, maar een middel om organisatiedoelen te bereiken, of dit nu kostenreductie is, het versnellen van innovatie of het tot stand brengen van een efficiëntere samenwerking tussen afdelingen. Onze partner is een consultancybedrijf gespecialiseerd in verandermanagement. Zij helpen onze klanten bij het maken van de stap van business naar social business in het umfeld van mensen, processen, structuur en cultuur.” Embrace, dat is genomineerd voor de door Syntens georganiseerde Shell LiveWIRE Award, heeft de succesvol verlopen pilots inmiddels een vervolg gegeven in de vorm van enkele betaalde implementatietrajecten bij opdrachtgevers. Weesjes mikt op het bereiken van 100.000 gebruikers in drie jaar en is reeds in gesprek met mogelijke partners voor een uitrol naar het buitenland.