Heldere offerte: in zes fasen succesvol zakendoen

  • 01 januari 2013
  • -Reacties

Een offerte waarin een klant zijn vraag niet herkent en waar hij niets van snapt. Een ontwerp dat anders is dan de klant zich had voorgesteld. Een leverancier die bij levering op problemen stuit omdat de locatie niet klaar is. Drie voorbeelden uit de mkb-praktijk die leiden tot frustratie en onnodige kosten. Voorkom teleurstellingen: zorg voor duidelijkheid over doelen, uitgangspunten en condities en leg afspraken helder vast in je offerte.

Investeren in een offerte loont

Investeren in een heldere offerte loont. Een offerte is meer dan een prijsopgave. Het is het document waarin vraag en aanbod bij elkaar komen en waaraan wordt getoetst bij de uitvoering en levering van de opdracht. Voorwaarde voor succes is dat de doelen van opdrachtgever en opdrachtnemer matchen. De opdrachtgever wil een oplossing voor zijn probleem realiseren, tegen een goede prijs en kwaliteit. De opdrachtnemer is uit op tevreden klanten, streeft naar een aantrekkelijke werkomgeving voor zijn medewerkers en een goede boterham.

Een offerte levert altijd wat op

Als ondernemer investeer je tijd en geld in het maken van een offerte. Deze moet dan ook wat opleveren. Liefst een opdracht, en anders toch op zijn minst relevante informatie.  Bel een offerte dus altijd na.

Fasering van het werkproces

Een offerte is de spil in een veelomvattend werkproces. Wie efficiënt wil werken, faseert dat proces en werkt met checklists voor de verschillende fasen. Zo'n planmatige werkwijze helpt je sneller te werken. Het helpt je medewerkers snel inzicht te krijgen in de kritische aspecten voor het succesvol uitvoeren van een opdracht. Bovendien vermindert het de kans op fouten omdat het risico dat je iets vergeet, daalt.

Aandachtspunten per fase

Maak per fase afspraken in de offerte. Enkele aandachtspunten in elke fase:

Fase 1: van contact naar offerte

  • Spreek je met een bestaande of potentiële klant?
  • Wat wil deze bereiken?
  • Past dat bij jouw bedrijf, competenties en ambities?
  • Wat zijn de risico's en randvoorwaarden? Kun je dat goed inschatten?
  • Welke aanvullende informatie heb je nodig? Wie kun je daarvoor benaderen?
  • Is er voldoende tijd om tot een gedegen offerte te komen? (of ben je alleen maar een 2e/3e verplichte offerte?)

Fase 2: van offerte naar opdracht
Beschrijf:

  • Doel;
  • Uitgangspunten;
  • Levering, voorwaarden voor en acceptatie van levering;
  • Omgaan met afwijkingen;
  • Betaling.

Fase 3: van opdracht naar uitvoering
Check of aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • Er is een (getekende) overeenkomst;
  • Je hebt de aanbetaling ontvangen;
  • Je beschikt over alle informatie waarover in de offertefase afspraken zijn gemaakt.

Fase 4: van uitvoering naar levering
Het te leveren product of dienst is gereed. Check of de opdrachtgever heeft voldaan aan de voorwaarden voor levering uit de offerte. Denk aan:

  • Bereikbaarheid, voorbereiden van de plaats van levering
  • Beschikbare materiële hulpmiddelen

Fase 5: van levering naar oplevering
Het werk is geleverd. Zorg ervoor dat aan de voorwaarden voor oplevering is
voldaan:

  • Toetsing of keuring van het resultaat (aan de hand van afspraken in de offerte)
  • Vastleggen van het resultaat (maak foto's)
  • Bevestiging van de oplevering, ondertekenen opleverdocument door bevoegd persoon.

Fase 6: van oplevering naar betaling
Zorg in deze fase voor een bewijs van (op)levering en stuur een heldere factuur. Dat wil zeggen: een factuur die overeenkomt met de offerte, waarin dezelfde posten terugkomen en waarin eventueel meerwerk (met verwijzing naar een schriftelijk akkoord) helder is benoemd.

Adequaat werkproces zorgt voor klantenbinding

Wie de fasen van het werkproces adequaat doorloopt, vergroot de kans dat de verwachtingen van de klant worden waargemaakt of overtroffen. Het binnen tijd en budget en alle verwachtingen realiseren van doelen voor alle partijen is daarvoor de beste garantie. Een helder werkproces versterkt het gevoel dat alles in hands is. Dat is niet alleen in het belang van jou als opdrachtnemer, het leidt ook tot tevreden klanten!

Tags: